Manual för tillgängliga digitala möten

Använd en plattform som är tillgänglig och fungerar för alla, och erbjud alternativ

Varför är det här viktigt?

En plattform med inbyggt stöd för skärmläsare och andra hjälpmedel samt möjligheter till undertext och teckenspråkstolk gör det möjligt för alla att delta på lika villkor. För att alla ska kunna kommunicera effektivt under mötet, behöver plattformen ha funktioner som chatt, video, ljud och möjlighet till bildbeskrivning eller syntolkning. Det gör det möjligt för alla att vara delaktiga, oavsett om de kan höra, se eller läsa i realtid.

En bra plattform gör det enklare att anpassa mötet efter deltagarnas behov, exempelvis genom att erbjuda alternativ som textning, ljudförstärkning, eller möjligheten att förstora text.

När plattformen fungerar bra för alla användare, ökar deltagarnas engagemang och förmåga att bidra till mötet. Det leder till mer interaktion och effektivare möten. En plattform som upplevs som otillgänglig riskerar att ge användare en upplevelse av att vara exkluderade eller ”till besvär”.

Det finns många olika mötesplattformar och flera av dem uppdateras och relativt ofta. Dessutom är användarupplevelsen även på samma plattform olika beroende på om användaren har en nedladdad app/programvara eller går in via webbgränssnittet, om användaren deltar via dator, padda eller telefon. Det är svårt att förutse vilka problem som kan uppstå. Rekommendationen är därför att erbjuda alternativa vägar att delta, exempelvis via telefon.

Skicka ut mötesmaterial och presentation i förväg.

Varför är det här viktigt?

Genom att skicka ut material i förväg får alla möjlighet att förbereda sig. Det är viktigt för alla, men speciellt för personer med en grav synnedsättning och personer med intellektuella eller neuropsykiatriska funktionsnedsättningar. För personer med grav synnedsättning som använder skärmläsare är det viktigt att kunna läsa igenom information i förväg, eftersom det är svårt att ta till sig uppläst text under ett möte samtidigt som ett samtal pågår. Personer med intellektuella eller neuropsykiatriska funktionsnedsättningar kan ha behov av att förbereda sig på vad som kommer hända på mötet. Det gör det lättare att formulera sin ståndpunkt och bidra aktivt på mötet.

Gör så här:

• Följ manualerna för tillgängliga Word- och Powerpoint-dokument
• Skicka ut agenda, information eller presentationer i god tid, gärna tillsammans med inbjudan.

Säkerställ en god ljudmiljö utan störande bakgrundsljud

Varför är det här viktigt?

Det är svårt för det mänskliga örat att skilja mellan olika typer av ljud, särskilt när de kommer från samma källa (exempelvis en högtalare på en dator eller en telefon). Det innebär att en röst som talar, vind som brusar, ett tåg som rusar förbi eller ett larm som piper upplevs som lika viktig information.

För personer med hörselnedsättning, koncentrationssvårigheter, intellektuella eller neuropsykiatriska funktionsnedsättningar är det ofta ännu svårare att sortera ut vad som är viktigt. Därför behöver du se till att det som sägs eller spelas upp på mötet inte störs av andra ljud som stjäl mötesdeltagarnas uppmärksamhet.

Gör så här:

Se till att det inte finns något buller eller ljud i bakgrunden som kan störa när du talar på mötet, eller som kan göra det svårare för dig att uppfatta vad som sägs.

Tips:

Genomför mötet i ett tyst rum där du inte hör bilar, andra människor som pratar eller andra ljud.

Använd en bra mikrofon, gärna headset

Varför är det här viktigt?

En bra mikrofon gör att talet hörs tydligt, utan störningar, vilket underlättar för alla att uppfatta vad som sägs. Det är särskilt viktigt för personer med hörselnedsättning, personer med koncentrationssvårigheter och personer med intellektuella eller neuropsykiatriska funktionsnedsättningar. Ett klart och distinkt ljud gör det lättare att fokusera på talet för alla.

Gör så här:

Använd ett headset eller en extern mikrofon för att säkerställa bra ljudkvalitet.

Tips:

Undvik att använda datorns inbyggda mikrofon, särskilt om du sitter långt från datorn.

Aktivera undertexter för mötet

Varför är det här viktigt?

Undertexter gör det lättare för alla att följa med, men är särskilt värdefulla för personer med hörselnedsättning, personer med annat modersmål än det talade och personer med intellektuella eller neuropsykiatriska funktionsnedsättningar. Undertexter gör det möjligt att läsa vad som sägs, vilket underlättar förståelsen för många användare och gör det möjligt att kontrollera att man har hört rätt om något plötsligt stör koncentrationen.

Samtidigt kan undertexter störa personer med koncentrationssvårigheter. Därför är rekommendationen att använda undertexter som kan slås på av respektive mötesdeltagare. Det kallas ofta ”Closed captions” eller ”CC” och du som är värd för mötet kan behöva aktivera funktionen eller ge deltagarna tillåtelse att själva slå på undertext.

Gör så här:

• Aktivera automatiska undertexter i mötesplattformen.
• Överväg att erbjuda automatisk avskrift av mötet som dokumentation

Ta regelbundna pauser

Varför är det här viktigt?

Pauser hjälper hjärnan att bearbeta information, återfå fokus och förbättra koncentrationen. Regelbundna pauser är därför viktiga för att hålla alla mötesdeltagare engagerade. För personer med intellektuella eller neuropsykiatriska funktionsnedsättningar eller koncentrationssvårigheter är det särskilt viktigt att ta paus. För personer med motoriska nedsättningar ger pauser en möjlighet att sträcka på sig, byta arbetsställning och minska fysisk belastning, vilket bidrar till en mer inkluderande mötesmiljö för alla.

Gör så här:

• För att undvika missförstånd samt inkludera hela gruppen, oavsett fysiska förutsättningar, bör du undvika begrepp som ”bensträckare”. Använd hellre ordet paus.
• Planera in pauser under längre möten, helst efter 45–50 minuter, men exakt när det passar kan naturligtvis anpassas till mötets innehåll och struktur.
• Informera tydligt om när pausen börjar och hur lång den är, gärna både muntligt och i chatten om den är aktiverad.
• Försök se till att alla är tillbaka när du börjar mötet igen.

Tips:

• Påminn deltagarna att använda pausen till att sträcka på sig, dricka vatten eller vila ögonen från skärmen.
• Om mötet pågår en hel dag, lägg in längre pauser för lunch eller annan återhämtning.
• Använd en timer eller en visuell nedräkning på skärmen för att hjälpa alla att hålla koll på tiden.

Sätt upp förutsättningarna för en bra struktur och interaktion

Varför är det här viktigt?

I större möten är det bra om deltagare stänger av sina mikrofoner när de inte talar. Det ger också möjlighet för mötesordförande att fördela ordet efter vem som räcker upp handen, vilket skapar bättre ordning på mötet. Det är viktigt för alla, men särskilt för personer med hörselnedsättning eller koncentrationssvårigheter.

Även i en mindre grupp kan det vara bra att stänga av mikrofonen för att minska risk för bakgrundsljud och störningar, men samtidigt kan det göra mötet mindre dynamiskt, eftersom den tid det tar att slå på mikrofonen igen gör att återkopplingen inte uppfattas som lika direkt. Det beror också på hur väl mötesdeltagarna känner varandra, och vilka specifika behov deltagarna har.

Chattfunktionen kan vara bra att ha tillgång till, inte minst för personer som inte kan eller vill tala. Det är också ett bra sätt att dela med sig av exempelvis länkar. Samtidigt finns det en risk att det uppstår parallella samtal, både muntligt och i chatten, vilket kan göra det väldigt svårt att hänga med. För att hitta ett sätt att genomföra återkommande möten på ett sätt som passar så många som möjligt är det bra att ställa frågor om hur deltagarna vill ha det.

Om deltagarna talar en i taget, tydligt och i lugnt tempo blir det lättare för alla att följa med i det som sägs. Det är särskilt viktigt för personer med hörselnedsättning och personer med intellektuella eller neuropsykiatriska funktionsnedsättningar.

I större möten är det bra att säga sitt namn innan man pratar, så det blir tydligt för alla vem det är som har ordet. Om någon som inte är i bild talar kan det vara svårt att förstå vem det är. Särskilt om det är många olika röster att hålla isär. Genom att säga ditt namn innan du talar kommer den informationen med i undertexten. För personer som inte ser så bra är det också en fördel att den som talar säger sitt namn.

Gör så här:

• Be deltagarna att stänga av sina mikrofoner när de inte talar för att minska störande ljud.
• Kom överens om hur chattfunktionen ska användas, om alls.
• Påminn deltagarna om att inte tala i munnen på varandra, att tala lugnt och tydligt.
• Påminn deltagare att säga sina namn när de börjar prata

Se till att det finns tid för frågor

Varför är det här viktigt?

Att ge tid för frågor gör mötet mer inkluderande och hjälper alla deltagare att förstå innehållet bättre. Frågor kan också bidra till att skapa dialog och engagemang, vilket gör att innehållet blir mer relevant för deltagarna. Att lyssna på andras frågor och funderingar kan fördjupa förståelsen ytterligare.

Erbjud olika kanaler för att ställa frågor, skriftligt eller muntligt, så att alla har möjlighet att använda det var och en föredrar.

Olika personer behöver olika lång tid för att bearbeta information och formulera sina frågor. Se till att det finns tid även för personer som behöver lite längre tid på sig innan du går vidare till nästa punkt på agendan. Det kan också vara bra att lämna tid för ytterligare frågor på slutet.

Gör så här:

• Ta paus regelbundet och ge utrymme för frågor
• Erbjud möjlighet att ställa frågor både muntligt och skriftligt
• Avsätt extra tid i slutet för ytterligare frågor och funderingar.

Presentera material på ett tillgängligt sätt

Varför är det här viktigt?

En presentation, i till exempel PowerPoint eller liknande, ska vara ett stöd för den som lyssnar. Tänk på det som stödord eller visualiseringar av det du berättar. Undvik att skriva ut hela meningar eller massor med information i din presentation. Om du har för mycket text på din presentation kommer den seende publiken börja läsa vad som står och sluta lyssna på vad du säger.

Använd tillräcklig storlek på texten, gärna 24 punkter.

Om du visar en presentation är det viktigt att du nämner det som står på skärmen, så att personer som inte ser får likvärdig information. Långa URL:er, telefonnummer, datum och liknande detaljer är det bra att dels läsa upp, dels lägga i chatten.

Om du visar en förinspelad video med tal behöver den vara textad.