Manual för tillgängliga dokument

Strukturera dokumentet med rubriker i rätt ordning

Varför är det här viktigt?

Rubriker hjälper alla användare att skumläsa och välja innehåll. För seende är det viktigt att rubrikerna ser ut som rubriker (till exempel genom större text, fetstil eller annat typsnitt). För personer som inte ser behöver skärmläsaren kunna förstå vad som är rubriker på olika nivåer. Därför måste rubrikerna inte bara se ut som rubriker, utan också vara det rent tekniskt.

För att underlätta för dig som skapar dokumentet att hålla reda på rubriknivåerna och se till att du använder dem i en logisk ordning kan du använda navigeringsfönstret.

Justera texten till vänster

Varför är det här viktigt?

Hur texten är utformad påverkar alla läsare. För personer som har svårt att läsa kan en dåligt utformad text göra den närmast omöjlig att ta till sig.

Centrerad text har en flytande vänstermarginal vilket gör att ögat hela tiden måste leta efter var användaren ska börja läsa. Det gör att det tar längre tid även för personer som anser sig vara goda läsare. För personer som upplever svårigheter med läsning minskar läsbarheten.

Text med rak höger- och vänstermarginal (marginaljusterad text) riskerar att få stora gap och ”vita floder” i sig, vilket minskar läsbarheten. Dessutom ökar risken för avstavningar, vilket bör undvikas.

Vänsterjusterad text har en rak vänstermarginal vilket hjälper ögat att veta var det ska börja läsa. Alla ord har samma avstånd mellan sig vilket ökar läsbarheten.

Gör så här:

Använd läsbar teckenstorlek

Varför är det här viktigt?

Att välja en tillräckligt stor teckenstorlek, minst 12 punkter, är avgörande för att texten ska vara läsbar för alla, särskilt personer med synnedsättningar eller äldre som kan ha svårt att se små bokstäver. Större textstorlek förbättrar läsbarheten, det finns flera studier som visar att läshastigheten ökar med ökad textstorlek. En extra bonus med ökad textstorlek är att antalet tecken per rad minskar, vilket också är en nyckel till ökad läshastighet.

Gör så här:

Skapa listor med listverktygen

Varför är det här viktigt?

Punktlistor hjälper användaren att navigera och gör texten lättare att förstå för alla. Det är ett bra sätt att skapa ordning i innehållet och göra det lättare att ta till sig. För att användare med uppläsande hjälpmedel ska få likvärdig information är det viktigt att listor skapas med hjälp av listverktyget.

Gör så här:

Se till att sidbrytningar är logiska

Varför är det här viktigt?

Om du trycker ”enter” för att flytta en rubrik till nästa sida, för att stycke och rubrik hör ihop, resulterar det i tomma rader som kan skapa problem för skärmläsaranvändare. Det är bättre att använda den inbyggda funktionen för att styra var sidbrytningen ska ske.

Gör så här:

Formatera stycken för avstånd – undvik tomma rader

Varför är det här viktigt?

På samma sätt som med sidbrytningar skapar du onödiga problem genom att trycka ”enter” för att skapa mer avstånd mellan exempelvis två stycken. Enter skapar tomma rader som genererar problem för skärmläsaranvändare. Det är bättre att använda den inbyggda funktionen för rad- och styckeavstånd.

Gör så här:

Placera textrutor och former i samma nivå som texten

Varför är det här viktigt?

Om du klistrar in en ”textruta” eller ”former” från Word, funktioner som finns under menyn ”Infoga”, då hamnar de i ett annat lager i Word-dokument. Det här gör att innehållet riskerar att visas i fel ordning för personer som använder hjälpmedel, och objekten kan vara svåra att hitta för användare med skärmläsare. Därför är det viktigt att lägga objekten i rätt nivå med hjälp av det inbyggda verktyget.

Gör så här:

Lägg till alt-text till meningsbärande bilder och markera övriga som dekorativa

Varför är det här viktigt?

En alternativ text (ALT-text) beskriver innehållet i en bild för personer som inte ser bilen, genom att beskrivningen läses upp av skärmläsare. Bilder som är meningsbärande behöver beskrivas med ord för att personer som inte ser ska kunna få likvärdig information som seende. Bilder som är dekorativa ska markeras som dekorativa för att skärmläsare ska kunna hoppa över dem, vilket gör navigeringen snabbare och mer effektiv.

Från och med Word 2016 kan Word generera alternativa texter automatiskt med hjälp av AI-genererad bildigenkänning. Dessa beskrivningar kan vara någorlunda bra, framförallt på engelska, men du behöver alltid kontrollera dem manuellt.

VI har tagit fram en särskild manual för hur du beskriver bilder med ALT-texter, alltså själva innehållet. Nedan beskriver vi hur du gör det rent tekniskt i Word.

Ställ in rätt språk för dokumentet och delar av dokumentet

Varför är det här viktigt?

När du anger rätt språk för dokumentet eller specifika delar av texten, säkerställer du att uppläsande hjälpmedel kan få texten uppläst med rätt uttal. Det är viktigt för personer med synnedsättning som använder skärmläsare, för personer med lässvårigheter som använder uppläsande verktyg och personer med intellektuella funktionsnedsättningar som har hjälpmedel som både läser och förklarar.

Gör så här:

Använd verktyget Kontrollera tillgänglighet

Varför är det här viktigt?

Word har ett inbyggt verktyg som kan hitta en del vanliga tillgänglighetsproblem i ditt dokument. Genom att använda tillgänglighetskontrollen kan du få hjälp med att åtgärda problem som du kanske annars hade missat. Observera att automatiska verktyg aldrig kan hitta alla brister, men de kan vara en bra hjälp på vägen!

Gör så här:

Om du vill göra om ditt Word-dokument till pdf

För att göra ett pdf-dokument tillgängligt behöver du Acrobat Pro (en programvara som kostar pengar). Men om du har följt stegen ovan i Word kan du se till att de viktigaste delarna följer med till pdf-dokumentet även om du inte har den programvaran.

Gör så här: