Manual för tillgängliga fysiska möten

Skicka tydlig inbjudan och vägbeskrivning i god tid

Varför är det här viktigt?

Att skicka en tydlig inbjudan till deltagare är viktigt för att alla ska kunna förbereda sig på det sätt var och en behöver.

En vägbeskrivning ska innehålla information om olika sätt att ta sig till lokalen, inklusive information eller länk till information om resvägens tillgänglighet. Beskriv hur långt det är från närmaste station med kollektivtrafik och var det finns parkering för personer med funktionsnedsättning. Vad gäller tillgänglighet i kollektivtrafiken och dess stationer kan det vara bättre att länka till offentlig information, eftersom det kan ske förändringar och renovering.

Du behöver även beskriva eventuella begränsningar i tillgängligheten i lokalen, så att inbjudna deltagare kan ställa ytterligare frågor eller fatta beslut om det är möjligt att delta.

Gör så här:

Inkludera i inbjudan:

• Start- och sluttid
• Information om närmaste station i kollektivtrafiken.
• Information om parkering med och utan särskilt tillstånd för rullstol
• Information om gång- och cykelvägar (gångvägar med grus kan vara svåra att gå på)
• Information om lokalens tillgänglighet och eventuella begränsningar
• Fråga om önskemål om tillgänglighet

Skicka ut mötesmaterial och presentation i förväg

Varför är det här viktigt?

Genom att skicka ut material i förväg får alla möjlighet att förbereda sig. Det är viktigt för alla, men speciellt för personer som har en grav synnedsättning och personer med intellektuella eller neuropsykiatriska funktionsnedsättningar. För personer med en grav synnedsättning som använder skärmläsare är det viktigt att kunna läsa igenom information i förväg, eftersom det är svårt att ta till sig uppläst text under ett möte samtidigt som ett samtal pågår. Personer med intellektuella eller neuropsykiatriska funktionsnedsättningar kan ha behov av att förbereda sig på vad som kommer hända på mötet. Det gör det lättare att formulera sin ståndpunkt och bidra aktivt på mötet.

Gör så här:

• Följ manualerna för tillgängliga Word- och Powerpoint-dokument
• Skicka ut agenda, information eller presentationer i god tid, gärna tillsammans med inbjudan

Även om du inte kan bygga om hela huset för att förbättra tillgängligheten finns det en hel del du själv kan göra. Tillgängliga möten handlar ju om människor. Genom att tänka igenom förutsättningarna, förbereda dig och dina kolleger och ställa frågor till mötesdeltagarna kan du komma långt.

Gör så här:

• Kontrollera skyltar ute och inne
  Går det att förstå vart du ska utan att ha tidigare kunskap? Komplettera skyltarna där det behövs, ta gärna med logotyper och färger som deltagarna känner igen från inbjudan. Tänk på att personer med grav synnedsättning inte kommer att uppfatta skyltningen, därför är det extra viktigt att vägbeskrivningen är tydlig.
  
  
• Förbered receptionen
  I byggnader med många mötesrum eller många aktiviteter är det viktigt att receptionen har information om ditt möte så att de kan hjälpa deltagare att hitta rätt. Om du vet eller tror att deltagare kan komma att behöva hjälp med att hitta mötesrummet är det en bra idé att förbereda receptionen så att de kan ledsaga.
  
  
• Kontrollera mötesrummets tillgänglighet
  Se till att det inte finns några utstickande föremål, kablar eller liknande som personer med synnedsättning kan snubbla eller skada sig på. Kablar som inte kan flyttas på kan tejpas med silvertejp. Ta bort distraherande småsaker.
  
  
• Planera placering i mötesrummet
  Fundera igenom hur deltagarna ska placeras; behöver du ta bort en stol för att göra plats för en rullstol, kan en person med synnedsättning sitta tillräckligt nära skärmen om du planerar att visa något, se till att du kan sitta mitt emot en person med hörselnedsättning så att hen ser ditt ansikte tydligt.

Säkerställ en god ljudmiljö utan störande bakgrundsljud

Varför är det här viktigt?

En god ljudmiljö är viktigt för all typ av kommunikation, det är svårt för det mänskliga örat att skilja på olika typer av ljud För personer med hörselnedsättning, koncentrationssvårigheter, intellektuella eller neuropsykiatriska funktionsnedsättningar är det ofta ännu svårare att sortera ut vad som är viktigt. Därför behöver du se till att mötet inte störs av ljud som stjäl mötesdeltagarnas uppmärksamhet.

Gör så här:

• Stäng dörren till mötesrummet
• Genomför mötet i ett tyst rum där du inte hör bilar, andra människor som pratar eller andra ljud.

Använd mikrofon om det finns en ljudanläggning

Varför är det här viktigt?

Det är vanligt att talare säger ”det här rummet är så litet, jag behöver ingen mikrofon”. Eller att hen frågar ”kan alla höra mig?” Det är ovanligt att någon räcker upp handen och säger ”jag kan inte höra dig” – dels finns det en uppenbar risk att personer som inte hör så bra faktiskt inte hört frågan, dels vill de flesta av oss inte upplevas som ”besvärliga”. Om det finns en ljudanläggning: använd alltid mikrofonen.

En ljudanläggning gör att talet hörs tydligt, utan störningar, vilket underlättar för alla att uppfatta vad som sägs. Det är särskilt viktigt för personer med hörselnedsättning, personer med koncentrationssvårigheter och personer med intellektuella eller neuropsykiatriska funktionsnedsättningar. Ett klart och distinkt ljud gör det lättare att fokusera på talet för alla.

Gör så här:

• Kontrollera hur ljudanläggningen fungerar i förväg, så du är säker på att det som sägs hörs ordentligt.
• Se till att alla som pratar på mötet gör det i en mikrofon. Om det inte finns mikrofoner till alla får ni låta den gå runt. Det kanske känns lite bökigt i början, men det finns en till fördel: deltagarna slutar prata i munnen på varandra om de måste vänta på mikrofonen.
• Om det även finns personer som deltar på distans är det naturligtvis ännu viktigare att alla använder mikrofon, eftersom det är det enda sättet att förmedla ljudet till online-deltagare.

Teleslinga, skrivtolk och/eller teckenspråkstolk

Om mötesrummet saknar teleslinga kan det bli svårt eller omöjligt för personer med hörapparat att följa med i det som sägs. Det finns portabla teleslingor att köpa, vilket kan vara en bra idé om du ofta har möten i lokaler utan slinga. För möten i större rum eller med många deltagare är det nödvändigt med inbyggd teleslinga. Tänk på att slingan ofta fungerar bättre i vissa delar av rummet. Ta reda på var den ligger och se till att personer som har behov av slinga har plats reserverad där.

Undertexter gör det lättare för alla att följa med, men är särskilt värdefulla för personer med hörselnedsättning, personer med annat modersmål än det talade och personer med intellektuella eller neuropsykiatriska funktionsnedsättningar. Undertexter gör det möjligt att läsa vad som sägs, vilket underlättar förståelsen för många användare och gör det möjligt att kontrollera att man har hört rätt om något plötsligt stör koncentrationen.

I ett mindre möte kan det räcka att öppna till exempel ett Teamsmöte och låta autotextningen visa text för personer som har behov av det. Antingen genom att var och en loggar in och tittar på sin egen dator eller telefon, eller genom att visa texten på en gemensam skärm.

Vid större evenemang kan det vara aktuellt med professionell skrivtolk och/eller teckenspråkstolk, efter dialog med deltagare som har behov av tolkning.

Se till att det finns bra belysning

Varför är det här viktigt?

Att undvika motljus och säkerställa att talare är synliga gör det lättare för alla deltagare att följa med på vad som sägs under mötet. För personer med hörselnedsättning underlättar det läppavläsning och möjligheten att följa en teckenspråkstolk. Bra ljus är viktigt för alla, eftersom visuella signaler som ansiktsuttryck och gester hjälper deltagarna att tolka talarens budskap. Dessutom minskar en god ljusmiljö den kognitiva belastningen, när deltagarna slipper anstränga sig för att se talaren.

Gör så här:

• Se till att alla kan sitta så att de ser varandra och en eventuell skärm eller annat som ska visas med bra belysning
• Om det är starkt solljus kan det vara bra att fälla ner persienner eller dra för gardiner för att undvika störande motljus eller reflexer.

Ta regelbundna pauser

Varför är det här viktigt?

Pauser hjälper hjärnan att bearbeta information, återfå fokus och förbättra koncentrationen. Regelbundna pauser är därför viktiga för att hålla alla mötesdeltagare engagerade. För personer med intellektuella eller neuropsykiatriska funktionsnedsättningar eller koncentrationssvårigheter är det särskilt viktigt att ta paus. För personer med motoriska nedsättningar ger pauser en möjlighet att sträcka på sig, byta arbetsställning och minska fysisk belastning, vilket bidrar till en mer inkluderande mötesmiljö för alla.

Gör så här:

• För att undvika missförstånd samt inkludera hela gruppen, oavsett fysiska förutsättningar, bör du undvika begrepp som ”bensträckare”. Använd hellre ordet paus.
• Planera in pauser under längre möten, helst efter 45-50 minuter, men exakt när det passar kan naturligtvis anpassas till mötets innehåll och struktur.
• Informera tydligt om när pausen börjar och hur lång den är, så att deltagarna hinner komma tillbaka in i rummet innan ni börjar igen.

Tips:

• Påminn deltagarna att använda pausen till att sträcka på sig, dricka vatten eller fika om det finns.
• Om mötet pågår en hel dag, lägg in längre pauser för lunch eller annan återhämtning.
• Du kan behöva vädra i mötesrummet, om det inte finns automatisk ventilation.

Sätt upp förutsättningarna för en bra struktur och interaktion

Varför är det här viktigt?

Det är viktigt att deltagare inte pratar i munnen på varandra och att alla får en chans att göra sin röst hörd. Ofta är det en bra idé att en mötesordförande fördelar ordet efter vem som räcker upp handen eller på annat sätt visar att man vill ha ordet. Det skapar en bättre ordning på mötet.

Om deltagarna talar en i taget, tydligt och i lugnt tempo blir det lättare för alla att följa med i det som sägs. Det är särskilt viktigt för personer med hörselnedsättning och personer med intellektuella eller neuropsykiatriska funktionsnedsättningar.

I större möten där det finns personer som inte ser närvarande, eller om det finns deltagare på distans, är det bra att säga sitt namn innan man pratar, så det blir tydligt för alla vem det är som har ordet. Särskilt om det är många olika röster att hålla isär. Genom att säga ditt namn innan du talar kommer den informationen också med i undertexten.

Gör så här:

• Påminn deltagarna om att inte tala i munnen på varandra, att tala lugnt och tydligt.
• Påminn deltagare att säga sina namn när de börjar prata.

Se till att det finns tid för frågor

Varför är det här viktigt?

Att ge tid för frågor gör mötet mer inkluderande och hjälper alla deltagare att förstå innehållet bättre. Frågor kan också bidra till att skapa dialog och engagemang, vilket gör att innehållet blir mer relevant för deltagarna. Att lyssna på andras frågor och funderingar kan fördjupa förståelsen ytterligare.

Olika personer behöver olika lång tid för att bearbeta information och formulera sina frågor. Se till att det finns tid även för personer som behöver lite längre tid på sig innan du går vidare till nästa punkt på agendan. Det kan också vara bra att lämna tid för ytterligare frågor på slutet.

Gör så här:

• Ta paus regelbundet och ge utrymme för frågor

Avsätt extra tid i slutet för ytterligare frågor och funderingar.

Presentera material på ett tillgängligt sätt

Varför är det här viktigt?

En presentation, i till exempel powerpoint eller liknande, ska vara ett stöd för den som lyssnar. Tänk på det som stödord eller visualiseringar av det du berättar. Undvik att skriva ut hela meningar eller massor med information i din presentation. Om du har för mycket text på din presentation kommer den seende publiken börja läsa vad som står och sluta lyssna på vad du säger.

Använd tillräcklig storlek på texten, gärna 24 punkter.

Om du visar en presentation är det viktigt att du nämner det som står på skärmen, så att personer som inte ser får likvärdig information. Långa URL’er, telefonnummer, datum och liknande detaljer är det bra att dels läsa upp, dels lägga i chatten.

Om du visar en förinspelad video med tal behöver den vara textad.