Manual för tillgängliga presentationer

Använd PowerPoint som stöd till din presentation

Var sparsam med information, tänk på att det du visar ska ge stöd till det du säger. Om du visar en massa text kommer din publik försöka läsa den i stället för att lyssna på det du säger.

Gör så här:

• Använd punktlistor
• Skriv hellre nyckelord än hela meningar
• Se till att det finns luft mellan text och bilder.
• Dela hellre upp innehåll på flera ppt-bilder om du har mycket text eller bild att visa.

Tips:

• Kom ihåg att projektorer ofta justerar ljusstyrkan, vilket kan göra färgerna ljusare och kontrasten svagare än på skärmen. Välj därför starka färger som ger en bättre kontrast.
• Kontrollera kontrasten på din text och bakgrund genom att använda kostnadsfria verktyg, till exempel:

Visa en sak i taget

Varför är det här viktigt?

Det som i PowerPoint kallas ”animationer” är funktioner som kan vara allt från att visa en sak i taget till att text och objekt snurrar, blinkar eller hoppar runt. Att visa en sak i taget hjälper din publik att hänga med i det du säger. Det är särskilt viktigt för personer med neuropsykiatriska eller intellektuella funktionsnedsättningar, personer som av olika skäl har svårt att läsa och personer med synnedsättning.

Snabba rörelser och komplexa visuella effekter kan däremot vara väldigt distraherande, orsaka obehag för personer med yrsel eller rörelsekänslighet och i värsta fall orsaka epileptiska anfall.

Gör så här:

1. Använd enkla animationer för att visa en punkt i taget

Tänk på läsbarheten

För att din text ska bli läsbar för så många som möjligt ska den vara tillräckligt stor, vänsterställd och presenterad med ett standardtypsnitt.

Du kan läsa mer om varför det här är viktigt i manualen ”Kommunikation och publicering”

Gör så här:

1. Markera texten du vill ändra på

Att använda undertexter i PowerPoint

Varför är det här viktigt?

Undertexter gör det lättare för alla att följa med, men är särskilt viktiga för personer med hörselnedsättning eller annat modersmål än svenska.

När du visar en PowerPoint kan programmet texta det du säger automatiskt. Det är ett enkelt sätt att ge stöd till personer som behöver textning. Du kan även lägga in undertexter i videofilmer som du visar i PowerPoint. Om videon du visar redan har undertexter, kom ihåg att stänga av den automatiska textningen för att undvika dubbla texter.

Mer information om undertext finns i manualen ”Tillgänglig video”. Här presenterar vi hur du gör i PowerPoint.

Gör så här för att PowerPoint ska texta det du säger automatiskt:

Om du skickar ut din presentation till deltagarna

Vi rekommenderar att göra om din PowerPoint till pdf när du ska skicka ut den till deltagare, se inledningen av den här manualen. För att pdf-dokumentet ska bli så tillgängligt som möjligt är de viktigt att du konstruerar din PowerPoint på rätt sätt redan från början. Nedanstående tips påverkar inte hur din PowerPoint fungerar i en presentation, utan enbart som dokumentation.

Använda bildlayouter och platshållare

Varför är det här viktigt?

Bildlayouter och platshållare hjälper till att skapa en presentation som är lätt att förstå och navigera i för alla användare. Förinställda layouter är utformade för att fungera med skärmläsare och säkerställer en logisk ordning på innehållet. Om text och bilder placeras manuellt kan det göra det svårt för personer som använder hjälpmedel att ta del av informationen. Genom att använda PowerPoints inbyggda layouter blir presentationen mer tillgänglig för personer med synnedsättning, neuropsykologiska eller intellektuella funktionsnedsättningar

Gör så här:

Ge varje bild en unik rubrik

Varför är det här viktigt?

Rubriker hjälper användare att snabbt orientera sig och hitta det innehåll de är intresserade av. För personer som använder skärmläsare är rubriker nödvändiga för att förstå innehållets struktur.

Gör så här:

Kontrollera att bildinnehållet läses upp i en logisk ordning

Varför är det här viktigt?

Skärmläsare läser bilder och objekt i den ordning du har lagt till dem i presentationen. Om ordningen inte överensstämmer med hur innehållet är tänkt att läsas kan det skapa förvirring för användarna. Därför är det viktigt att se till att objekt och bilder presenteras i rätt ordningsföljd.

Gör så här:

Att lägga till alternativa textbeskrivningar i PowerPoint

I manualen Alternativa textbeskrivningar finns information om vilka bilder som ska ha alternativa texter och hur du ska formulera dem. Här presenterar vi hur du gör i PowerPoint.

Gör så här:

Använd verktyget Kontrollera tillgänglighet

Med den inbyggda tillgänglighetskontrollen i PowerPoint kan du få hjälp att upptäcka problem som exempelvis saknade alternativa textbeskrivningar, otillräckliga färgkontraster eller att rubriker saknas. Verktyget kan inte upptäcka alla brister, men det är ett steg på vägen. Observera att du även behöver göra en manuell kontroll för att vara säker på att din presentation är tillgänglig.

Gör så här:

Skapa en pdf för dokumentation

Varför är det här viktigt?

Många användare, särskilt personer som använder hjälpmedel, kan ha svårt att läsa och navigera i en PowerPoint. Dessutom kan formatet ändras beroende på vilken enhet eller version av programmet som används, vilket kan göra innehållet svåråtkomligt. Det är därför bättre att skapa ett pdf-dokument av din presentation, om den ska skickas ut eller användas som dokumentation.

Gör så här: